Описание проекта
На предприятии работает более 150 менеджеров по продажам, каждый из которых отвечает за свои регионы и направления. Первоначально компания обратилась Первый Бит с запросом по автоматизации отдела продаж, потому что предприятие активно растет с каждым годом, а его управляемость снижается. Существующие бизнес-процессы генерируют множество документов, работа с которыми требует значительных трудозатрат. Руководителям отделов продаж и коммерческому директору приходилось тратить почти половину рабочего времени на подписание счетов и служебных записок, согласование запросов менеджеров. Существующая ситуация, требовала решения как в части управления отделом продаж, так и управления документооборотом между сотрудниками Компании и подразделениями.
Специалисты компании Первый Бит провели обследование на предмет внедрения средств автоматизации отдела продаж, подробно опросили руководителей структурных подразделений, изучили работу их отделов. По результатам предприятию был представлен расчет, в котором присутствует несколько этапов. Изучив результаты, совместно с клиентом было принято решение начать автоматизацию с внедрения 1С:Документооборот.
Автоматизацию начали со служебных записок, которые являлись средствами коммуникации и фиксации задач между подразделений и составляли практически 80% документов, которые готовятся в коммерческом отделе. На предприятии было порядка 19 видов служебных записок для различных бизнес-процессов, в процедуре обработки участвовали практически все структуры, начиная от производства и склада и заканчивая бухгалтерией и кассирами.
Все служебные записки готовили сотрудники коммерческой службы и тратили до 15-20 минут на оформление, печать, согласование и выяснение статуса каждой служебной записки, не считая время, затрачиваемое руководителями подразделений на отвлечение от текущих задач, для подписания этих документов.
Для начала в 1С:Документооборот запустили один бизнес-процесс для согласования всех видов служебных записок, прикрепив к нему шаблоны в формате Word. Их согласование проходило через подписание электронной цифровой подписью. Т.е. менеджеры уже не на бумаге, а в программе создавали служебную записку, после чего она шла на согласование руководителю отдела продаж и далее на подписание коммерческому директору. Далее служебная записка в электронном формате приходила адресату для исполнения поставленной задачи (в отдел проектирования, бухгалтерию, склад и т.д.).
Уже после запуска первого этапа внедрения 1С:Документооборот удалось свести к нулю очереди к руководителям отделов продаж и коммерческому директору. Менеджеры направляли служебные записки в программе и занимались дальше своими делами, не тратя время на отстаивание в очередях. За неделю в программе прошли согласование более 300 служебных записок.
Учитывая положительный эффект первого этапа, предприятие продолжило модернизацию проекта. В системы были выделены отдельные виды документов и для каждого создан свой процесс обработки, в том числе 19 видов служебных записок. Для каждой были настроены свои реквизиты: клиент, склад, номенклатура, причина отмены заказа, город отгрузки, расстояние и т.д. Добавлены шаблоны печатных форм (в формате MS Word), стандартизировано и настроено автозаполнение.
Благодаря переводу служебных записок в электронный формат на 30% освободилось время сотрудников коммерческого отдела, которое ранее они тратили на заполнение вручную. Также свелась к нулю возможность пропажи служебной записки. Раньше менеджер относил записку на склад или в бухгалтерию и тд, и она, если не была передана лично в руки исполнителю, часто терялась среди других документов.
Помимо служебных записок в системе был настроен документооборот и других типов документов:
Заявки на расчет проекта
Помимо менеджера, запросы от клиента обрабатывает и проектный отдел. Т.е. он считает, сколько и каких материалов необходимо поставить, например, для отделки фасада здания и пр. Ранее менеджеры заявку на расчет проекта направляли в проектный отдел по электронной почте. Далее заявка согласовывалась руководителем проектного отдела и руководителем отдела продаж и только после этого она бралась в работу. Список заявок на расчет проекта обсуждался на ежедневных общих планерках руководителей предприятия. При этом менеджеру для того, чтобы узнать взяли ли его заявку в работу, необходимы было лично обращался в проектный отдел. Теперь заявки на расчет проекта подаются через 1С:Документооборот. В шаблоне менеджер вносит конкретные данные, относительно заказа. После заполнения, заявка отправляется на согласование руководителю и далее в проектный отдел, где ее видят сразу все специалисты, после того как свободный сотрудник берет заявку в работу, она скрывается из списка задач всех остальных сотрудников проектного отдела. Когда расчет со схемой и сметой готов, заявка попадает обратно в отдел продаж, у менеджера в программе появляется задача согласовать расчет. Если клиент принимает расчет, то заявка в 1С:Документооборот закрывается, если нет – направляется обратно в проектный отдел для пересчета, но уже тому сотруднику, кто делал первоначальный расчет.
Также специалисты Первого Бита разработали отчет для отделов продаж, в котором отражена загрузка проектного отдела. В нем они видят список проектов, находящихся в работе проектного отдела, они выстроены в порядке приоритета даты создания задачи или того, что заявка предоплачена.
Таким образом сократились к минимуму время менеджеров. Раньше на написание/согласование каждой заявки тратилось по 15-20 минут, не считая времени на переписки по электронной почте и звонки в проектный отдел для выяснения ее дальнейшей судьбы.
Сотрудники коммерческого отдела могут в программе посмотреть у кого в работе заявка, и какая она в очереди. Также стало проще управлять и контролировать работой проектного отдела, т.к. в 1С: Документооборот можно отследить загрузку каждого специалиста.
Счет на оплату
Ранее счет на оплату согласовывался в бумаге. Менеджер печатал счет из программы, шел к руководителю отдела продаж или коммерческому директору за подписью. Далее сканировал и отправлял скан сначала клиенту, а после оплаты операторам, ответственным за отгрузку.
Теперь сотрудники отдела продаж подгружают счет из основной учетной системы 1С:Управление торговлей в 1С:Документооборот. Он автоматически подает на согласование руководителю, после того как электронная подпись поставлена, менеджер отправляет подписанный счет напрямую клиенту в электронном виде. Таким образом, значительно экономится время сотрудников и руководителей на подписание, сканирование и отправку счетов. Все делается в электронном виде.
